In gesprek tijdens- én over verzuim

Ruim 75% van de verzuim-gevallen hebben geen medische oorzaak. Deze oorzaken zijn vooraf moeilijk te herkennen en een taboe in het gesprek op de werkvloer. Wat een onzin! Jij signaleert bij jouw beste vriend toch ook ‘op tijd’ wanneer er nood aan de man is? Lees verder over de do’s en dont’s van verzuimbegeleiding en een gesprek van mens-tot-mens.

Het overgrote deel van het verzuim ontstaat door de persoonlijke situatie van de medewerker. Dit kan te maken hebben met een privé tegenslag of tekort aan persoonlijke ruimte om goed tot je recht te komen. Waar het ook gebeurt, je bent als werkgever afhankelijk van de gezondheid van jouw werknemers. Hoe ga je hier als manager integer mee om? En hoe help je jouw collega’s weer kwiek aan het werk?

De moeilijke vraag; Hoe gaat het met je?

Als arbodienst ontvangen we regelmatig de vraag van leidinggevenden "Hoe vraag je dat dan, zonder de regels te overtreden?”. Hoe vraag je naar de persoonlijke situatie van jouw medewerkers? Hoe zorg je ervoor dat je niet ‘te ver’ gaat? De vraag die je hier jezelf kunt stellen is: Als vrienden dat kunnen vragen aan elkaar, wat in jouw leiderschapsrol zorgt dan nu voor het probleem? Je bent er voor jouw team, om mensen het beste uit zichzelf te laten halen op de werkvloer. Het gaat om de samenwerking tussen jullie als mens. 

Vraag het dus van mens-tot-mens, zoals je het een vriend vraagt. Schuil je niet achter de zelfverzonnen privacy-beperkingen. Als jij oprechte interesse toont om nodige ruimte en ondersteuning te bieden, dan werk je integer. Pak dus gewoon de telefoon en vraag jouw collega, hoe hij of zij zich voelt. 

Tijdens verzuim-herstel is er ondersteuning en ruimte vereist. We moeten als mens tot onszelf komen en onze eigen waarden en behoefte opnieuw (h)erkennen, om weer sterker verder te gaan. Zowel die ondersteuning als die ruimte biedt je met het normale gesprek.

Professionele afstand maakt een gesprek persoonlijk 

Als verzuimbegeileider heb je onverstoord te luisteren, zonder de ruis van jouw eigen problemen. Als er een stemmetje in jouw hoofd door ratelt, in termen van productiviteit of budgetproblemen kun je niet horen wat er wordt verteld. De ander stelt zich wellicht kwetsbaar op en jij bouwt een muur van problemen tussen jullie in. 

Je hebt dus een professionele afstand te behouden van jouw persoonlijke uitdagingen. Die afstand geeft je de ruimte om open in gesprek te gaan en daadwerkelijk de hulpbron te zijn voor de ander.

Do’s & Dont’s voor een gesprek van mens-tot-mens:

• Bespreek de roze olifant. Jij als leidinggevende hebt een personeelsprobleem, nu jouw medewerker ziek thuis zit. Realiseer jezelf, dat dit aantoont dat je de meerwaarde van de medewerker absoluut erkent. Bespreek dit dus ook. De don’t? Doen alsof jij je daar helemaal geen zorgen over maakt, terwijl je blijft doordrukken op een snelle terugkeer omdat je de medewerker snel nodig hebt.
• Betrek de medewerker in de tijdelijke oplossing. Informeer de medewerker over de maatregel die jouw organisatie heeft genomen, om de afwezigheid de dekken. Zo geef je erkenning voor de verantwoording die jouw medewerker heeft in het bedrijfsresultaat; een stukje zingeving voor de medewerker. Tegelijkertijd haalt jouw medewerker rust uit het feit dat er tijd genomen kan worden voor herstel en ervaart waardering omdat hiervoor ruimte wordt gemaakt. Transparantie wekt vertrouwen; geen verborgen agenda. De don’t? Maak het personeelstekort niet probleem van jouw werknemer en lieg ook niet over het feit dat afwezigheid een ‘gat’ achterlaat. 
• Los zelf jouw eigen probleem op (do), en paas die last niet door naar jouw zieke medewerker (don’t). Regel vervangend personeel of her-organiseer de werkverdeling, maar laat absoluut niet jouw zieke personeel voor eigen vervanging zorgen. Je creëert extra onderlinge spanning in het team, dat tot grotere problemen zorgt en verergert de last op een ziek personeelslid, of te wel, de reden van verzuim.
• Betaalt vrijstellen van werk. Juist! Laat de teugels vieren, voordat je iemand direct ‘wegstopt’ in een verzuim-proces. In heel veel gevallen weet een medewerker al goed wat er nodig is om te herstellen, en is er ‘gewoon’ even wat tijd en begeleiding nodig om de veerkracht te versterken. Dit kun je écht prima toestaan. Sterker nog, het levert je enorm veel op. Je biedt ondersteuning, daar waar het verzuimproces vaak over controle gaat. Je geeft dus ruimte, in plaats van dat je iemand in het nauw drijft. Maak een plan in termen van tijd, evaluatie en ondersteuning zodat jouw medewerker zichzelf kan aansterken, met alle dankbaarheid naar jou. De don’t? Ga niet ‘sukkelen’ met vakantiedagen!
• Ga uit van het goede! Bij Kwiek vertrouwen we op het goede van de medewerker. Hierdoor toetsen we veel meer mogelijkheden in de openheid en begeleiding, dan dat we wantrouwig een checklist afwerken. De medewerkers leert zijn eigen proces te zien en te volgen en raakt juist daardoor veerkrachtiger. Controle uitvoeren is een vorm van angst en soms zelfs onkunde.

Kom tijdens het gesprek tot de oorzaken van het verzuim, met één van onze Adviseurs Werkvermogen. Bel voor advies op telefoonnummer 088 133 11 77.